Was kostet Individualsoftware? Ehrliche Zahlen aus der Werkstatt

„Was kostet Individualsoftware?“ ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch — und die übliche Antwort der Branche ist ein Ausweichen. Wir versuchen es anders: mit echten Spannen aus echten Projekten seit 2018, inklusive der Fälle, in denen wir abraten.

Das übliche „kommt drauf an“ ist ja nicht falsch. Ein Projekt mit drei Schnittstellen kostet anderes Geld als eines mit einer. Aber ein Entscheider, der keine einzige Hausnummer bekommt, kann nicht einmal beurteilen, ob sich das erste Gespräch lohnt. Deshalb stehen unsere Preisspannen öffentlich auf der Website — und hier noch einmal mit dem Kontext, der auf einer Angebotsseite keinen Platz hat.

Drei Schuhgrößen statt einer Zahl

Wir teilen Projekte seit Jahren in drei Größen ein — Patch, Modul, Plattform. Das klingt nach Verkaufsfolie, ist aber die ehrlichste Struktur, die wir für Kostengespräche gefunden haben. Denn die drei Größen unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern in der Art des Risikos.

1. Patch: 8.000–25.000 € netto, 5–20 Werktage. Eine konkrete Erweiterung an einem bestehenden System — eine API-Anbindung, ein Importer, eine schlanke Erfassungs-App. Das Bestandssystem bleibt unangetastet, wir setzen daneben.
2. Modul: 25.000–80.000 € netto, 4–12 Wochen. Ein eigenes Werkzeug, das genau euren Prozess kann: eigene Web-App oder Mobile-Companion, Integration in zwei bis vier Bestandssysteme, Admin-Backend mit Rollen und Audit-Log. Das ist der häufigste Fall auf unserem Tisch.
3. Plattform: ab 80.000 € netto, 3–9 Monate. Ein neues Produkt — Marktplatz, App-Produkt, Branchenplattform. Mit echtem Discovery vorab, in Phasen geliefert und freigegeben.

Die vollständige Aufschlüsselung steht auf unserer Studio-Seite. Wichtiger als die Spannen selbst ist die Verteilung: Die meisten Anfragen, die als „wir brauchen eine Software“ hereinkommen, sind bei näherem Hinsehen ein Patch oder ein Modul. Nur ein Bruchteil braucht wirklich die dritte Schuhgröße — und wenn jemand sie euch als Erstes verkaufen will, ist Skepsis angebracht.

Noch eine Anmerkung zu den Spannen selbst: Sie sind bewusst breit, weil sie ehrlich sind. Ein Patch mit einer gut dokumentierten API landet am unteren Rand, einer mit Alt-System und Datei-Schnittstelle am oberen. Die Festpreis-Skizze nach dem Erstgespräch ersetzt die Spanne dann durch eine konkrete Zahl — schriftlich, mit Annahmen, für jede der infrage kommenden Größen.

Was den Preis wirklich treibt

Innerhalb der Spannen entscheidet nicht die Anzahl der Bildschirme über den Preis. Es sind fünf Dinge, die in Erstgesprächen fast nie auf dem Tisch liegen:

• Schnittstellen-Qualität. Die Frage ist nie, ob DATEV, SAP oder Shopware angebunden werden können — sondern wie gut die jeweilige API dokumentiert ist. Eine saubere REST-API ist ein Wochen-Thema, ein CSV-Export aus den Neunzigern ein Monats-Thema.
• Rollen und Rechte. „Alle sollen alles sehen“ hält genau bis zum ersten Gehaltsdatensatz. Aus einem Nutzertyp werden im Gespräch schnell vier — und jede Rolle kostet Logik, Tests und Pflege.
• Offline-Fähigkeit. Baustelle, Werkstatt-Keller, Tiefgarage: Wenn das Werkzeug ohne Netz funktionieren muss, verdoppelt das gern den Aufwand der Datenschicht. Sync-Konflikte sind kein Randthema, sie sind das Thema.
• Altdaten. Zehn Jahre Excel-Historie sauber importieren ist ein eigenes Teilprojekt — mit Dubletten, Formatbrüchen und drei Spalten, deren Bedeutung niemand mehr kennt.
• DSGVO und Betrieb. Auftragsverarbeitung, Löschkonzept, EU-Hosting, Backups. Unspektakulär, aber Pflicht — und im Angebot eines seriösen Anbieters bereits eingepreist.

Und umgekehrt: Was den Preis selten treibt, ist das, worüber am längsten diskutiert wird — Farben, Logo-Platzierung, das Dashboard. Die teuren Meter liegen unter der Oberfläche.

Festpreis oder Stundensatz?

Unsere Antwort ist unspektakulär: beides, abhängig von der Schuhgröße. Patches bieten wir als Festpreis an — der Umfang ist klein genug, um ihn vorher vollständig zu verstehen. Bei Modulen und Plattformen arbeiten wir in 2-Wochen-Sprints, jeder Sprint einzeln freigegeben. Der Kunde sieht jede Iteration und kann jederzeit aussteigen.

Vor einem harten Festpreis über sechs oder neun Monate warnen wir dagegen — obwohl er sich gut verkauft. Niemand kennt ein großes Projekt vorher gut genug, um es seriös festzupreisen. Also passiert eines von zwei Dingen: Der Anbieter preist einen Risikopuffer ein, den ihr in jedem Fall bezahlt. Oder er kalkuliert knapp und holt sich die Marge später über Change Requests zurück — dann wird jede kleine Änderung zur Verhandlung.

Zur Einordnung: die Stundensätze dahinter

Hinter jeder Projektsumme steht am Ende ein Tagewerk. Übliche Stundensätze für Individualsoftware-Entwicklung in Deutschland liegen je nach Erfahrung, Region und Anbietergröße grob zwischen 90 und 140 € netto. Deutlich darunter sollte man misstrauisch werden: Entweder rechnet jemand mit einer Junior-Besetzung, die das Projekt in Summe teurer macht, oder der Aufwand ist kleingerechnet und wächst später nach. Deutlich darüber bezahlt man häufig Overhead — Projektbüros, Hierarchie-Ebenen, Flure —, der im Produkt nie ankommt.

Was ein seriöses Angebot enthalten muss

Egal, bei wem ihr anfragt — an fünf Punkten lässt sich ein belastbares Angebot von einer Hochglanz-Schätzung unterscheiden:

• Annahmen, schriftlich. Welche Schnittstellen werden vorausgesetzt, welche Datenqualität, welche Mitwirkung von euch? Fehlen die Annahmen, fehlt die Grundlage für jede spätere Diskussion.
• Was nicht drin ist. Ein ehrliches Angebot hat eine Out-of-Scope-Liste. Sie ist unbequem — und der beste Schutz vor dem Streit im Monat vier.
• Betrieb und Pflege als eigene Position. Wer den Betrieb verschweigt, verkauft nur die halbe Wahrheit.
• Code-Eigentum und Übergabe. Repository, Dokumentation, Rechte — von Tag eins beim Kunden, sonst kauft ihr euch einen Lock-in.
• Ein Ausstiegspunkt. Sprint-Abnahmen oder Meilensteine, an denen ihr ohne Drama aussteigen könnt. Wer das nicht anbietet, plant mit eurer Abhängigkeit.

Die laufenden Kosten, die keiner ins Angebot schreibt

Software ist nach dem Launch nicht fertig, sie ist in Betrieb. Hosting, Sicherheits-Updates, Bibliotheks-Pflege, kleine Anpassungen, wenn sich ein angebundenes System ändert. Als Orientierung: Wer 10–15 % der Bausumme pro Jahr für Pflege einplant, erlebt selten Überraschungen. Wer null einplant, bezahlt es später trotzdem — in einem großen, unangenehmen Batzen.

Wann sich Individualsoftware nicht lohnt

Ehrlichkeit muss in beide Richtungen funktionieren. In einem guten Teil unserer Erstgespräche raten wir vom eigenen Bau ab. Die vier häufigsten Muster:

• Standardsoftware deckt 90 % ab — und die restlichen 10 % sind verhandelbar. Dann: kaufen und den eigenen Prozess anpassen. Das ist billiger als jede Eigenentwicklung, und schneller sowieso.
• Der Prozess ändert sich noch monatlich. Software gießt Prozesse in Beton. Wer einen Prozess automatisiert, der sich noch sucht, baut zweimal.
• Die Ersparnis liegt unter zwei Stunden pro Woche. Dann ist die Excel-Tabelle die richtige Software. Wirklich.
• Niemand im Haus fühlt sich zuständig. Software ohne internen Kümmerer verwaist — egal, wie gut sie gebaut ist.

Der letzte Punkt ist der unterschätzteste. Die beste Software in unseren Projekten war nie die technisch eleganteste, sondern die mit dem engagiertesten internen Kümmerer — der Person, die Rückmeldungen sammelt, Prioritäten sortiert und das Werkzeug im Alltag verteidigt. Ohne diese Rolle würden wir heute kein Projekt mehr starten.

Die Rechnung, die zählt

Die nützlichste Kostenfrage ist nicht „Was kostet die Software?“, sondern „Was kostet die Lücke — pro Woche?“. Beispielrechnung aus dem typischen Patch-Bereich: Eine Fachkraft überbrückt eine Systemlücke zwei Stunden am Tag — abtippen, umkopieren, nachpflegen. Das sind zehn Stunden pro Woche, bei 40 € Vollkosten pro Stunde rund 18.000 € im Jahr. Ein Patch für 15.000 € hat sich damit in unter einem Jahr bezahlt. Alles danach ist Gewinn — die gesunkene Fehlerquote und die Nerven der Fachkraft nicht mitgerechnet.

Daraus folgt unsere Faustregel, dieselbe seit Jahren: Zwei eingesparte Stunden pro Woche und Person amortisieren ein Patch-Projekt binnen Quartalen, nicht Jahren. Wer unter der Schwelle liegt, sollte uns nicht beauftragen. Wer deutlich darüber liegt, verliert mit jedem Monat Warten Geld.